Mierzenie postępów w transformacji procesu sprzedaży

Określenie wskaźników pomaga firmom oceniać postępy i zapewnić sukces każdej inicjatywy związanej z udoskonalaniem procesów w oparciu o nowe technologie. Trzeba między innymi mierzyć, w jakim stopniu wdrażane rozwiązanie zwiększa szybkość, dokładność i efektywność procedur operacyjnych.

Poniżej wymieniono niektóre spośród najważniejszych kluczowych wskaźników wydajności (KPI – Key Performance Indicators) świadczących o udanej transformacji procesu „od zapytania do zamówienia” (ITO inquiry-to-order):

» Szybsza realizacja zamówień i krótsze cykle. Dysponując jednym zwartym systemem, sprzedawcy - a także dystrybutorzy i firmy typu VAR - mogą szybko tworzyć spójne, rzetelne i ekonomiczne oferty wraz z dokumentacją pomocniczą i wykresami oraz dokładnymi cenami. Poprzez udzielanie dostępu przez 24 godziny na dobę i przez 7 dni w tygodniu oraz dostarczanie kompleksowych informacji wspomagających sprzedaż, firmy mogą ograniczyć czas procesowania sprzedaży „od zapytania do zamówienia” o 50–100% oraz skrócić o jeden dzień zazwyczaj czterodniowy cykl „od zamówienia do wysyłki” (order-to-shipment).

» Bezbłędne sporządzanie wycen i określanie cen. Dzięki zdefiniowaniu logiki konfiguracji, stosowaniu zasad określania cen i sprawnemu przepływowi pracy można wyeliminować błędy w wycenach i zamówieniach. Pozwala to tworzyć całkowicie poprawne zamówienia oraz wyeliminować 80–90% not kredytowych spowodowanych przez błędy w wycenach i ofertach.

» Szybsze reagowanie na zapytania klientów. Dysponując dostępem za pośrednictwem portalu internetowego do wszystkich potrzebnych danych, w tym do historii zamówień, sprzedawcy mogą sprawnie reagować na zapytania klientów w ciągu sekund lub minut, a nie godzin lub dni.

» Wyższe wskaźniki realizacji zamówień. Automatyzacja w oparciu o technologię CPQ zapewnia efektywniejsze sporządzanie wycen oraz szybszą realizację zamówień - „od zamówienia do produkcji” - umożliwiając szybszą rotację towarów gotowych.

» Wyższe marże. Standaryzacja, automatyzacja i synchronizacja procesów związanych z obsługą klienta może zapewnić obniżenie kosztów sprzedaży, ogólnych i administracyjnych o 10–20%. A to z kolei powoduje zazwyczaj obniżenie kosztów operacyjnych o 1–5% przychodów oraz zwiększenie zysku operacyjnego o 30–50%. Wzrost marż uzyskuje się zazwyczaj dzięki szybszemu generowaniu dokładniejszych wycen, zautomatyzowanemu i bezbłędnemu wprowadzaniu zamówień oraz zmniejszeniu zapotrzebowania na wsparcie ze strony inżynierów ds. sprzedaży i specjalistów ds. obsługi klienta.

» Wzrost przychodów. Automatyzacja monitorowania statusu wyceny po jej przekazaniu klientowi oraz usprawnienie zarządzania wycenami poprzez generowanie rzetelnych, aktualnych raportów może o kilka procent zwiększyć wskaźnik konwersji wycen na zamówienia. Lepsze możliwości kontroli cen oraz sprzedaży towarów wyższej klasy (up-sell) i produktów powiązanych ze sobą (cross-sell) mogą spowodować wzrost średniej wartości zamówień o 10%.

Ciągłe doskonalenie

Optymalizacja sprzedaży to proces ciągłego udoskonalania i usprawniania działalności operacyjnej przedsiębiorstwa, w tym także szczególnie ważnych procedur sprzedaży obejmujących osobisty kontakt z klientem. Tak usprawniony proces pozwala uzyskać znaczne korzyści biznesowe zarówno w krótszym, jak i dłuższym horyzoncie czasu. Jak zauważył pewien analityk branżowy w odniesieniu do ukierunkowanych usprawnień tego procesu, korzyści takie mierzy się nie w punktach bazowych, lecz w rzędach wielkości. Są one efektem udoskonaleń operacyjnych i biznesowych, których przykłady omówiono powyżej.

Firma Gartner zaobserwowała, że firmy, które automatyzują proces konfigurowania, określania cen i sporządzania wycen, uważają to za strategiczny priorytet i mogą oczekiwać wzrostu sprzedaży o 10% [1]. Nawet niewielkie zwiększenie odsetka bezbłędnych zamówień może spowodować wzrost zadowolenia klientów lub partnerów, zwiększenie szans na kolejne zamówienia od tych samych odbiorców, przyspieszenie realizacji wysyłek oraz skrócenie cykli „od wyceny do zapłaty” (quote-to-cash). Automatyzacja sprzedaży z wykorzystaniem narzędzi CPQ pozwala również na dokładniejsze monitorowanie wyników, a także zapewnia korzyści działom sprzedaży, marketingu, finansów i obsługi klienta oraz - co najważniejsze - klientom.

Literatura:

[1] Gartner, Praveen Sengar. “Configure, Price, and Quote Tools Help Redefine the Sales Experience.” July 12, 2012.