Kontakt z urzędem przez internet - po co nam Profil zaufany

Jeśli jeszcze nie słyszeliście o Profilu zaufanym to czas najwyższy, bo popularność tej usługi szybko rośnie. Szczególnie w czasach gdy zdalne załatwianie spraw urzędowych jest wskazane bardziej niż kiedykolwiek, a cyfryzacja biznesu to nie tylko e-faktury.

Urzędy już od dawna oferują rozbudowane opisy oferowanych usług na stronach on-line, a także możliwość zdalnego kontaktu przez e-mail, to jednak tylko namiastka elektronicznego urzędu. Dopiero z pomocą darmowego Profilu zaufanego poczujemy się jak w świecie cyfrowym.

Oto garść informacji na temat Profilu zaufanego, z których dowiesz się:

• gdzie i jak założyć profil zaufany
• co to oznacza, że mamy profil zaufany
• jakie sprawy urzędowe załatwimy za pomocą profilu zaufanego
• gdzie szukać dokumentów, które można podpisać profilem zaufanym
• skąd wziąć potwierdzenie operacji on-line

Strona ePUAP z Profilem zaufanym wygląda ubogo, ale to nie konto na Facebooku tylko tożsamość, która wielką moc

Gdzie założyć profil zaufany? Trzy sposoby

Pierwszy sposób założenia profilu zaufanego jest złożenie wniosku na stronie pz.gov.pl/pz/index, a następnie wybranie punktu potwierdzającego, do którego należy się udać, by poświadczyć naszą tożsamość i odebrać odpowiednie dokumenty. Takimi urzędami są instytucje skarbowe, gminne, oddziały NFZ.

Obecnie, gdy możliwość wycieczki do urzędu potwierdzającego, jest niewskazana, najlepiej wykorzystać pomoc instytucji, które już dysponują naszymi danymi. Tutaj mamy dwie opcje. Potwierdzenie tożsamości za pomocą e-Dowodu i czytnika NFC (musimy mieć taki, na przykład w komputerze oraz mieć znajomość reguł podpisywania e-Dowodem) lub skorzystanie z pomocy banku. W tych ostatnich mamy konta, a to oznacza, że już dysponujemy potwierdzeniem, a utworzenie profilu zaufanego jest tylko formalnością.

Gdy masz konto w banku to jesteś prawdopodobnie krok
od zdalnego założenia profilu zaufanego

Zakładanie poprzez bank ma jednak swoje ograniczenia. Przede wszystkim, nie każdy bank w Polsce pozwoli na wykonanie takiej operacji, ale najważniejsze to umozliwiają (są to między innymi PKO BP, ING, Millenium Bank, mBank, Alior Bank), poza tym konieczne jest posiadanie lub założenie konta w tym banku. Niektóre banki umożliwiają/umożliwiały do niedawna zakładanie również bez zakładania konta, czynił to np. mBank, ale teraz bez konta w tym banku ani rusz.

Jeśli wasz bank umożliwia potwierdzenie on-line utworzenia profilu zaufanego, odpowiedni odnośnik powinien znaleźć się w menu aplikacji bankowej. Najlepiej całą procedurę przeprowadzać poprzez przeglądarkę, by nie wynikły problemy z niewłaściwego wypełnienia pól tekstowych. 

Zakładanie profilu zaufanego, jakie dane są potrzebne?

Proces rejestracji przypomina zakładanie konta w usłudze poczty on-line. Musimy wymyślić sobie login i hasło do profilu zaufanego oraz podać informacje, które jednoznacznie identyfikują nasza osobę. Nie ma tu zbyt wiele biurokracji - imię, nazwisko, PESEL, adres e-mail dla korespondencji, to wszystkie potrzebne dane.

Zakładanie profilu jest możliwe przez cały tydzień i całą dobę. Gdy korzystamy z banku, potwierdzenie powinniśmy uzyskać praktycznie od razu. Gdy wybierzemy punkt potwierdzający będziemy ograniczeni godzinami jego pracy. Można jednak przyjąć, że w ciągu jednego, dwóch dni będziemy dysponować profilem zaufanym.

Co to oznacza, że mam profil zaufany?

Tak jak dysponując adresem e-mail w domenie firmy czy uczelni, możemy się weryfikować jako jednostki związane z tymi instytucjami, tak profil zaufany pozwala nam wykorzystać autorytet ministerstwa cyfryzacji, które administruje naszymi danymi w ramach profilu, do potwierdzenia naszej tożsamości.

Posiadanie profilu zaufanego nie wiąże się z żadną odpowiedzialnością, ale lepiej go mieć i założyć w wolnej chwili, bo z jego pomocą możemy załatwić wiele rzeczy w urzędach nie tylko bez wychodzenia z domu, ale po prostu szybciej, na przykład odbierając już przygotowane papiery w urzędzie.

Profil zaufany to nie to samo co kwalifikowany podpis elektroniczny

Należy pamiętać, że profil zaufany to forma podpisu elektronicznego nie jest jednak tożsamy z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Ten daje większe uprawnienia, pozwala na sygnowanie dokumentów, które nie są związane bezpośrednio z nami, na przykład gdy jesteśmy pełnomocnikami lub w przypadku spółek.

Podpis elektroniczny wykorzystuje certyfikat kwalifikowany, którego uzyskanie wiąże się z opłatami (za około 400 złotych można uzyskać taki podpis na dwa lata). Podpisów można mieć kilka, zależnie od ich przeznaczenia. Za to profil zaufany przysługuje nam tylko jeden.

Jeden obywatel, jeden profil zaufany

Założenie i użytkowanie profilu zaufanego jest z kolei całkowicie bezpłatne. Na serwisach urzędowych, jest on czasem określany jako Login.gov.pl i tę opcję należy wybrać jeśli chcemy potwierdzić tożsamość profilem zaufanym.

Jedyną czynnością jakiej musimy się poddać okresowo (profil zaufany ważny jest 3 lata) jest przedłużenie ważności profilu poprzez potwierdzenie aktualności naszych danych osobowych.

Dane podpisu elektronicznego możemy jednak połączyć z profilem zaufanym nadając mu większe uprawnienia i zwiększając bezpieczeństwo logowania do profilu (szczególnie, gdy dysponujemy kartą kryptograficzną).

Profil zaufany i dokumenty podatkowe

Gdy już dysponujemy profilem zaufanym możemy odkryć jego możliwości. Najbardziej oczywistą jest podpisywanie dokumentów składanych w urzędzie skarbowym. Zarówno roczne zeznania podatkowe PIT jak i okresowe VAT, każdy przedsiębiorca jak i obywatel podpisze z pomocą profilu zaufanego (wtyczki i aplikacje do wykonywania czynności na komputerze są dostępne na rządowym portalu podatkowym ppuslugi.mf.gov.pl). Na tym portalu można założyć tzw. Konto podatnika, które pozwala na składanie również takich dokumentów

Podobnie ma się rzecz w przypadku plików JPK_VAT, które zwykle składane są za pomocą dedykowanych aplikacji lub państwowej aplikacji e-mikrofirma i podpisywane wewnątrz nich. Tak jak wspomnieliśmy, jeśli dokumenty są składane w imieniu podmiotów, które nie są osobą fizyczną, konieczny będzie kwalifikowany podpis elektroniczny.

Teraz, skoro dokonamy już podpisu on-line, wypełnienie wszystkich papierów i ich wysyłkę możemy wykonać nie ruszając się sprzed ekranu naszego komputera. Programy do wypełniania papierów urzędowych lub witryny temu poświęcone w odpowiednim momencie przekierują nas na stronę profilu do którego logujemy się loginem i hasłem ustalonym podczas tworzenia profilu i klikamy Podpisz profilem zaufanym, by autoryzować dokument.

Znajdź swój e-PIT z profilem zaufanym

Treść automatycznie wypełnionego zeznania podatkowego za ubiegły rok znajdziemy na stronie podatki.gov.pl/pit/twoj-e-pit/. Dostęp do dokumentu uzyskamy logując się profilem zaufanym.

Administracja państwowa i korzyści z posiadania profilu zaufanego

Profil zaufany przyda się do logowania/potwierdzania tożsamości podczas załatwiania spraw on-line (od wypełnienia dokumentu po jego złożenie) na następujących stronach urzędowych (zwykle są to subdomeny gov.pl, ale mogą to być też nazwy wprost np. ursynow.pl). Pełna lista znajduje się na stronie login.gov.pl/login/services.

• praca.gov.pl (rejestracja jako bezrobotny, wnioski do urzędu pracy w dowolnej sprawie)
• prod.ceidg.gov.pl (rejestracja przedsiębiorcy)
• biznes.gov.pl (uznanie kwalifikacji zawodowych, wpis do rejestrów podmiotów danego typu, przyznanie uprawnień, niezaleganie w podatkach itp.)
• ePUAP.gov.pl i gov.pl (platformy zbiorcze, z zestawieniem wszystkich usług on-line, wyszukiwarką i dostępem do Moj Gov)
• empatia.mpips.gov.pl (wnioski o świadczenia rodzinne, rehabilitacyjne, społeczne)
• zus.pl (dostęp do Platformy Usług Elektronicznych, składanie wniosków o zasiłki, formularzy składkowych)
• podatki.gov.pl (tutaj znajdziemy aktywne formularze podatkowe, założymy profil podatnika)
• pacjent.gov.pl (Internetowe Konto Pacjenta, gdzie znajdziemy recepty elektroniczne)

Moj Gov czyli profil z informacjami osobowymi, na przykład zawartymi w rejestrze dowodów osobistych

Na stronie www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany możemy podpisać profilem zaufanym praktycznie dowolny dokument, nawet zdjęcie czy prezentację elektroniczną. Podpisane dokumenty mają format .XML.

Konkretne sprawy, w których pomoże nam e-administracja i Profil zaufany

Profil zaufany nie jest niezbędny do załatwiania wszystkich administracyjnych interesów, czasem wystarczy numer potwierdzenia zgłoszenia, by sprawdzić na przykład status załatwiania dokumentów. Jednak będzie się to zmieniać, a Profil zaufany będzie częściej przydatny. Przygotowaliśmy dla was obszerną listę spraw urzędowych, które obecnie wygodnie załatwimy z pomocą usług internetowych.

mDokumenty i Profil zaufany

Profil zaufany konieczny jest także przy potwierdzeniu tożsamości i wprowadzanych danych podczas aktywowania takich usług online jak mTożsamość (alternatywa dla dowodu osobistego, uznawana w niektórych przypadkach, na przykład na poczcie) czy mPojazd (cyfrowa kopia danych, które mamy zapisane w karcie pojazdu).

Powyższe usługi nie stanowią formalnie dokumentów. Natomiast e-Dowód takim dokumentem już jest. Wbrew nazwie to nie tylko elektroniczna usługa (e-Dowód pozwala podpisywać dokumenty), ale tez fizyczny dokument ze zdjęciem. Wniosek o jego wydanie za pomocą Profilu zaufanego złożymy poprzez stronę gov.pl/web/gov/uzyskaj-dowod-osobisty.

UPO czyli cyfrowa pieczątka - pamiętaj aby je pobrać

UPO to Urzędowe Potwierdzenie Odbioru. Każde narzędzie do składania elektronicznych wniosków on-line ma w swoich opcjach możliwość pobrania UPO. To dokument, który dla nas może być nieczytelny, bo zawiera sporo cyferek i kod, ale w oczach urzędu jest tym samym co pieczęć przystawiona na złożonym dokumencie w urzędzie.

Informacja o wystawieniu UPO za wysłany JPK_VAT w aplikacji e-mikrofirma

Informacja o statusie dokumentu wysłanego elektronicznie do US i link do UPO w interaktywnym dokumencie PDF

Dodatkowo UPO jest wystawiane zazwyczaj w przypadku złożenia prawidłowo wypełnionego wniosku. Na przykład w przypadku dokumentów podatkowych, treść zeznania elektronicznie przesłanego jest procedowana i dopiero gdy wszystko jest OK dostaniemy możliwość pobrania UPO lub przesłane będzie ono nam na nasz adres poczty elektronicznej. Takie elektroniczne przetwarzanie nie jest czynnością natychmiastową, dlatego trzeba uzbroić się w odrobinę cierpliwości.

Źródło: gov.pl, inf. własna

Więcej na temat internetu:

• Zmieniłem internet na 1000 Mb/s. Czy było warto?
• Modny #10YearsChallenge uczy algorytmy rozpoznawania twarzy?
• Google będzie nas jeszcze lepiej informować o COVID-19