Kiedy znasz już główny cel prezentacji, reakcję jaką ma ona wywołać na końcu, jak również wiesz kim są twoi słuchacze, najwyższy czas zdecydować, co takiego im przekazać.
Jako że większość ludzi może zapoznać się tylko z małą liczbą faktów podczas jednej prezentacji, warto sporządzić listę tego, co chcesz aby zrozumiała publiczność, gdy skończysz już omawiać swoją pracę. Według mnie limit powinien wynosić nie więcej niż 5-7, jeśli chodzi o najważniejsze informacje do przekazania. Dlatego koniecznie upewnij się, czy w swoim planie nie umieściłeś przypadkiem więcej "głównych myśli". Jeżeli tak, skoryguj go, ponieważ twoja prezentacja okaże się prawdopodobnie zbyt skomplikowana dla większości osób.
Co ważne, musisz również rozważyć czas, jaki będziesz miał na przeprowadzanie swojej prezentacji. Weź pod uwagę także ten czas, który przeznaczysz na samo przedstawienie się oraz pytania i komentarze słuchaczy.
Ponadto pamiętaj, aby angażować publiczność. Poza tym, jeśli zdecydujesz się już na przerwę, to pomiędzy sesjami nie powinno być dłuższych odstępów niż od 5 do 10 minut. Musisz bowiem podtrzymać zainteresowanie odbiorców.
Sukces prezentacji wynika z pracy, jaką przeznaczyłeś na planowanie oraz zdefiniowanie wiadomości, które chcesz przekazać swoim słuchaczom. Kiedy już dokładnie zaplanujesz cały dokument, czas uruchomić PowerPointa i przenieść swoją wizję do komputera. Właśnie tym teraz się zajmiemy.
Używaj szablonów
Plan jest gotowy, więc teraz musisz poznać narzędzia i funkcje, dzięki którym uda ci się stworzyć efektywną prezentację. Postaram się wyjaśnić, jak używać szablonów, oraz co czyni prezentację dobrze zaprojektowaną. Zanim jednak przejdziemy do wyglądu slajdów, jedna ważna uwaga: stosuj możliwie najmniej tekstu, przekazując informację za pomocą różnego typu grafik. I pamiętaj, że jedna prezentacja nie może zawierać zbyt dużo punktów kulminacyjnych - ogranicz ich ilość do od 5 do 7, i przekazuj po 1 na każdym slajdzie.
Co ważne, tekstu nie może też zabraknąć całkowicie, gdyż wówczas prezentacja może wydać się zbyt prosta i poniekąd wyświechtana. Niektórzy eksperci sugerują, że na jednym slajdzie można umieścić maks. 6 wyrazów, ale w praktyce nierzadko okazuje się, że bardziej rozsądnym limitem jest 12-15.
PowerPoint 2007 zawiera sporo ciekawych i profesjonalnie wyglądających szablonów. Część z nich znajdziesz w programie, natomiast zdecydowaną większość pobierzesz ze stron internetowych Microsoftu. Warunkiem jest tutaj posiadanie oryginalnej kopii pakietu Office 2007 oraz - oczywiście - połączenie z internetem.
Aby wybrać szablon, kliknij w menu Office (lewy górny róg) i wybierz Nowy. Na ekranie pojawi się okno o nazwie Nowa prezentacja. Po lewej stronie znajdziesz szablony, podzielone na 5 kategorii. Z kolei poniżej umieszczono podmenu zatytułowane Microsoft Office Online. Tutaj możesz pobrać poszczególne elementy do swoich prezentacji.
Na początek proponuję skorzystać z zainstalowanych szablonów. Myślę, że znajdziesz taki, który przypadnie ci do gustu. W wypadku, kiedy jednak nie natrafisz na żaden interesujący, kliknij Proponowane z Microsoft Office Online i z menu widocznego na dole wybierz odsyłacz Szablony. Otworzy się wówczas strona internetowa z szablonami, które będziesz mógł stamtąd pobrać, a następnie zainstalować w programie.
Kiedy już wybierzesz odpowiednią prezentację, musisz teraz edytować poszczególne slajdy, usuwając lub dodając do nich potrzebne ci elementy. Bez trudu usuniesz lub stworzysz także cały slajd.
