Jakie informacje najlepiej przedstawić za pomocą diagramu? Dlaczego tabelki są dobre do prezentowania danych? Jak umieścić dźwięk i wideo w prezentacji? I wreszcie - jak najlepiej wykorzystać animacje dostępne w PowerPoint? To wszystko poniżej, i wszystko znajdziesz w programie w zakładce Wstawianie.
Wykresy
Niektóre informacje warto przekazać inaczej, aniżeli za pomocą słów. Może się bowiem okazać, że inny sposób będzie skuteczniejszy i łatwiejszy, jeśli chodzi o zapamiętanie poszczególnych wiadomości przez słuchaczy. Zacznijmy więc od wykresów.
Dane liczbowe możesz wprawdzie przedstawić w zwyczajnej tabeli, ale często lepiej pokusić się o nieco więcej wysiłku i zaprezentować je z użyciem dodatkowej grafiki. Taka metoda okaże się niejednokrotnie lepszą dla wielu odbiorców, zwłaszcza jeśli zamierzasz porównywać poszczególne scenariusze, czy też pokazać większą sprzedaż na przełomie np. kilku miesięcy. Pamiętaj, że forma przekazu też się liczy, dlatego te same dane przedstawione wyłącznie w cyferkach i liczbach nie wywołają identycznego wrażenia na potencjalnym kliencie, jak rosnące słupki wykresów, od razu informujące o tym, że twoja firma lub produkt ma się coraz lepiej.
Kiedy tworzysz wykres, upewnij się, że będzie on dla każdego łatwy w odbiorze. Z tego powodu nie możesz zapomnieć o nadaniu mu tytułu, legendy informującej o stosownych elementach (czasami legenda jest niepotrzebna), jak i nazwach dla osi X oraz Y. Jeśli wykres będzie zawierał sporo danych, nie oczekuj, że odbiorcy od razu dostrzegą te, które według ciebie są najistotniejsze i mają największą wartość. Dlatego dane, na których powinien skupić się odbiorca, muszą się wyróżniać - może to być np. inny kolor, pogrubienie, obwódka - wedle własnego widzimisie. Najważniejsze aby przyciągało uwagę i dawało do zrozumienia, że jest to wniosek, jaki należy wyciągnąć po zapoznaniu się z wykresem, bądź też tabelą.
Tabele
Niektóre dane najlepiej prezentują się w tabeli. Za pomocą kolumn i wierszy uda ci się przedstawić informacje, które inną metodą mogłyby być bardzo trudne do przyswojenia. Większość ludzi jest obeznana z tabelami, więc łatwo będzie im zlokalizować umieszczone weń dane. Tutaj także, jak już wspomniałem powyżej, obowiązuje zasada "uwypuklania" najważniejszych informacji.
Typowe zastosowanie dla tabel to porównywanie określonej liczby produktów pod względem poszczególnych cech - przykładowo specyfikacji kart graficznych czy procesorów. Tabele pozwalają ci wymienić wszystkie dane i porównać je w tym samym wierszu. To bardzo skuteczna i sprawdzona metoda.
Obrazki i diagramy
Diagramy czy obrazki również mogą stanowić część twojego pokazu slajdów. Upewnij się jednak, że będą one najlepsze do przekazania określonej informacji. Nowość w PowerPoint 2007, SmartArt, pozwala tworzyć świetnie wyglądające diagramy z minimalnym wręcz nakładem pracy. SmartArt znajdziesz w zakładce Wstawianie. Funkcja ta oferuje różnego rodzaju grafiki, umieszczone w 7 kategoriach. Dla przykładu, w Proces znajdziesz takie grafiki jak Ciągła lista obrazów, Przepływ zmienny, Ciągły proces strzałkowy, i wiele, wiele innych. Innymi słowy, za pomocą SmartArt uda ci się wstawić elementy do każdego rodzaju prezentacji, które w rezultacie wyglądają jak stworzone przez profesjonalnego grafika. Naprawdę warto korzystać z tej funkcji.
W prezentacji możesz także zamieszczać zdjęcia. Te są najlepsze do pokazania danego produktu czy serwisu. Pamiętaj jednak, aby fotografie wyglądały profesjonalnie. (Fotka wykonana cyfrowym modułem fotograficznym z telefonu komórkowego bardziej zaszkodzi, niż pomoże przy podejmowaniu decyzji twojemu potencjalnemu klientowi.)
Dźwięk i wideo
PowerPoint zawiera funkcję, która pozwala umieszczać krótkie klipy filmowe w prezentacjach. Można je później uruchomić w trakcie pokazu slajdów. Niektóre wideo mogą łatwo przedstawić jakiś proces, który byłoby trudno omówić za pomocą słów. Dla przykładu, jeśli chcesz nauczyć swoich pracowników, jak używać nowego oprogramowania na firmowych komputerach, najlepiej będzie, jeśli przygotujesz krótki film demonstrujący krok-po-kroku, jak korzystać z wybranych przez ciebie funkcji. Pamiętaj jednak, aby filmy nie były dłuższe niż 2-3 min. (Długie wideo mogą w końcu zmęczyć i znudzić oglądającego.)
W PowerPoincie bez trudu zamieścisz także klip audio. Nagrania dźwiękowe są zazwyczaj zastępowane filmowymi, ale czasami może się okazać, że jednak zechcesz z nich skorzystać. Niekiedy zdjęcie bardzo ładnie prezentuje się, gdy w tle gra akurat stwarzająca odpowiedni klimat muzyka; czasem wystarczy dobry komentarz.
Animacje
Najkrótsza zasada związana z animacjami poszczególnych slajdów, napisów (np. różnego rodzaju najazdu tekstu), zdjęć i innych elementów brzmi: używaj ich jak najmniej. Efektowne animacje były i są nadal na tyle popularne i nagminnie wykorzystywane, że zdążyły się już znudzić odbiorcom i zniechęcają ich do oglądania pokazu slajdów, niepotrzebnie wydłużając czas prezentacji.
Jeśli stosujesz animacje pomiędzy przechodzeniem ze slajdu na slajd, stosuj zawsze tą samą - tym sposobem nadasz prezentacji profesjonalizmu. Nie używaj różnych efektów tylko dlatego, że możesz. Co za dużo, to niezdrowo.
Tym niemniej, czasami animacje mogą okazać się bardzo pomocne. Dla przykładu, są mile widziane, kiedy prezentujesz zalety danego produktu, które są niezwykle istotne. Wówczas warto skorzystać np. z efektu zanikania - wszystkie ważne informacje pojawiają się wtedy jedna-po-drugiej.
