Zaprojektuj swoją prezentację, zaczynając od pustego slajdu. Najpierw skup się przede wszystkim na stworzeniu odpowiednich slajdów i wstawieniu tekstu, aniżeli na tym, aby całość prezentowała się ładnie. Gdy już dodasz tekst, powstawiaj wszystkie potrzebne wykresy, tabelki, czy też obrazki, za pomocą których przekażesz później od 5 do 7 kluczowych informacji.
PowerPoint 2007 zawiera bardzo użyteczne elementy, dzięki którym uda ci się rozmieścić wszystkie dane w profesjonalny sposób. Z menu Narzędzia główne skieruj kursor myszy na grupę funkcji o nazwie Slajdy. Tutaj wybierz slajd, jaki ci odpowiada - zawierający np. obraz z podpisem. Chcąc zmienić obecny slajd, wybierz odpowiednią wersję za pomocą funkcji Układ. Jeśli natomiast chcesz stworzyć nowy slajd - kliknij na Nowy slajd i następnie wybierz układ jaki cię interesuje. Zwróć uwagę, że kiedy wybierzesz slajd np. z układem Tytuł i zawartość, pojawi się w nim 6 elementów, jakie będziesz mógł umieścić. Są to: Wstaw tabelę, Wstaw wykres, Wstaw grafikę SmartArt, Wstaw obraz z pliku, Obiekt clipart, Wstaw klip multimedialny. Jest to znaczące ułatwienie pracy z programem.
Stwórz teraz wszystkie slajdy prezentacji, wybierając odpowiednie układy każdego z nich. Przemyśl dokładnie, jaki element najlepiej sprawdzi się do przekazania danej informacji.
Formatowanie slajdów
Kiedy już wybierzesz interesujący cię szablon oraz dodasz/usuniesz slajdy i odpowiednie elementy, kolejnym krokiem powinno być formatowanie dokumentu. W tym celu udaj się do zakładki Projekt w PowerPoint, a następnie z grupy Motywy wybierz ten, który ci się spodoba. Uwaga: w PowerPoint 2007 wystarczy, że skierujesz kursor myszy na dany motyw, aby zobaczyć jego podgląd - kliknięcie powoduje już zatwierdzenie wyboru.
Po wybraniu motywu zauważ, że po prawej stronie grupy Motywy są jeszcze trzy inne funkcje: Kolory, Czcionki oraz Efekty. Tutaj znajdziesz więcej opcji, które pomogą ci w sformatowaniu prezentacji według własnych wymagań. Pamiętaj też, że więcej motywów możesz znaleźć na stronach Microsoftu - wystarczy że klikniesz na niewielki przycisk Więcej, znajdujący się pod przyciskami przewijania motywów, a następnie wybierzesz funkcję Więcej motywów w witrynie Microsoft Office Online.
Wybierając motyw prezentacji, dodajesz jej sporo uroku, a kosztuje cię to zaledwie jedno kliknięcie myszą. Twórcy Office 2007 postanowili bowiem znacząco uprościć tworzenie prezentacji, jak zresztą i innych dokumentów - zmiana interfejsu wyszła flagowemu pakietowi Microsoftu na dobre. Jak więc widzisz, tworzenie prezentacji nie trwa zbyt długo. Ale to, oczywiście, jeszcze nie wszystko.
Konfiguracja dla różnych odbiorców
Jeżeli zamierzasz przedstawiać swoją prezentację różnym odbiorcom, możesz łatwo edytować cały dokument, aby pokazywać tylko wybrane slajdy - te, które zainteresują najbardziej poszczególnych słuchaczy. Tym sposobem w jednym pliku zamieścisz prezentacje dla np. 5 grup odbiorców.
Wybierz zakładkę Pokaz slajdów i kolejno z grupy Uruchamianie pokazu slajdów kliknij przycisk Niestandardowy pokaz slajdów -> Pokazy niestandardowe.
W nowo otwartym oknie wybierz teraz przycisk Nowy... Tutaj ze slajdów widocznych po lewej stronie wskaż tylko te, które mają pojawić się w prezentacji dla danej grupy odbiorców. Wystarczy że wybierzesz slajd, a następnie naciśniesz przycisk Dodaj > > - wówczas wybrany slajd pojawi się w grupie Slajdy w pokazie niestandardowym.
Kiedy już wybierzesz poszczególne slajdy, zmień nazwę pokazu z "Pokaz niestandardowy 1" na np. Dla studentów - wskazując sobie tym sposobem grupę odbiorców, jakim zaprezentujesz dokument. To ułatwi ci później szybki wybór odpowiedniego dokumentu.
Wiesz już, że w jednym pliku możesz umieścić kilka prezentacji, oszczędzając sobie czas na przygotowywanie tych wszystkich prac. Ponadto umiesz już szybko sformatować całość, jak również zastosować profesjonalny i ładny wygląd. Teraz dowiesz się, jak używać diagramów i innych przydatnych elementów.
