Czy szybkafaktura.pl rzeczywiście jest szybka? Sprawdzamy aplikację do fakturowania i nie tylko

W firmie wiele rzeczy sprowadza się do kwestii finansowych, a te nierozłącznie wiążą się z fakturami, ich wystawianiem, ewidencjonowaniem i raportowaniem do instytucji skarbowych. Stąd już krótka droga do narzędzi, które wspomagają ten element funkcjonowania firmy. Możemy oczywiście zlecić całość zadań związanych nie tylko z księgowością, ale nawet fakturowaniem zewnętrznej instytucji, lecz nad fakturami lepiej mieć również samodzielnie pieczę. Dlatego też na rynku obecnie pojawia się bardzo wiele aplikacji przeznaczonych do tego celu. Jedną z nich jest szybkafaktura.pl, którą dla was sprawdzamy.

Co twórcy mieli na myśli wymyślając nazwę szybkafaktura.pl?

Najlepiej zapytać twórców oprogramowania, jednak ważny jest nie zamiar dewelopera aplikacji, ale to jak odbiera go użytkownik. A to właśnie sprawdziliśmy testując narzędzie.

Z początku zapewnienia o szybkości działania budziły wątpliwości. Bo w końcu, co może być trudnego w szybkim wystawianiu faktur. Aplikacji, które radzą sobie z tym dobrze i szybko jest bez liku, a szybkafaktura.pl wydaje się po prostu kolejnym narzędziem do kolekcji. Jakie jest więc źródło tej szybkości?

Kokpit aplikacji szybkafaktura.pl - zestawienie najważniejszych informacji

Otóż chodzi o intuicyjność aplikacji i łatwy dostęp do najważniejszych funkcji. To niby rzecz oczywista, ale w przypadku szybkafaktura.pl zanotowałem wyjątkowo mało chwil, w których zastanawiałem się, jak zrobić i co w zasadzie zrobić. I na tym polega właśnie wspomniana szybkość. Nie tylko na małej liczbie kliknięć, które prowadzą do zapisania gotowej faktury, ale też minimalizacji czasu, jaki tracimy na szukanie odpowiednich opcji. Przykładem jest choćby wprowadzanie faktur kosztowych, czy podgląd zestawień dokumentów. Każda aplikacja do fakturowania to potrafi, lecz w wielu przypadkach musimy się namęczyć, by uzyskać efekt taki jak w szybkafaktura.pl.

No dobrze, wystawiliśmy pozytywną opinię o tej aplikacji, ale sama wygoda użytkowania to nie wszystko. Ważna jest także cena i możliwości poszczególnych pakietów kosztowych i dodatkowych modułów. Zacznijmy od kosztów korzystania z aplikacji, które obowiązywać nas będą nas po okresie testowym, w którym mamy dostęp do pełnego zestawu narzędzi.

Pakiety i moduły szybkafaktura.pl. Czym się różnią, co dają i ile kosztują?

Trzy podstawowe pakiety szybkafaktura.pl dotyczą fakturowania. Takie rzeczy jak magazyn, księgowość i kadry dokupujemy dodatkowo. Niezależnie od wybranego pakietu kosztowego, z szybkafaktura.pl możemy korzystać zarówno poprzez przeglądarkę (najlepsze rozwiązanie dla komputerów) lub w aplikacji mobilnej (dostępna dla iOS/Android).

Najprostszy pakiet STARTER ogranicza liczbę faktur do 3 miesięcznie, podczas gdy pakiet PRO kosztujący tylko 2 złote więcej, nie ma już takiego limitu.

To teoretycznie stawia pod znakiem zapytania sens inwestowania w podstawowy pakiet szybkafaktura.pl, lecz jeśli działalność nie narzuca wystawiania większej liczby dokumentów, to również ten pakiet może się przydać. Już w najtańszej wersji możemy wysyłać faktury mailem, korzystać z tabel kursowych NBP, zapisywać dokumenty w PDF, a także korzystać z opcji finansowania faktur i wsparcia technicznego.

Pakiet PRO dodaje obsługę 5 użytkowników zamiast jednego, umożliwia tworzenie plików JPK_FA, zaciąganie danych z baz GUS i VIES, weryfikowanie rachunków i inne. Ogólnie rzecz ujmując wprowadza takie funkcje, które przy większej liczbie faktur pozwolą zautomatyzować i uprościć obieg dokumentów finansowych. Jest to opcja idealna dla przedsiębiorców, którzy nie planują intensywnego wykorzystywania dodatkowych narzędzi.

Pakiet TURBO+ charakteryzuje dalsze usprawnienie wystawiania dużych ilości dokumentów przy sporej liczbie kontrahentów i powtarzających się zleceń, czy zamówień. Tutaj nie mamy już praktycznie ograniczeń, poza liczbą dokumentów wprowadzanych przez OCR (do 10).

Miesięczne ceny pakietów są następujące:

• STARTER 7,99 zł
• PRO 9,99 zł
• TURBO+ 14,99 zł

Do tego dojść mogą opłaty za korzystanie z modułów Magazynu, Księgowości i Kadr. Każdy moduł kosztuje 9,99 złotych miesięcznie. Opcje, takie jak wsparcie windykacyjne, finansowanie faktur, a także pakiety danych OCR są płatne dodatkowo (stosowany jest tu silnik ABBYY Fine Reader), ale to nie jest zaskoczeniem, gdyż inne aplikacje do fakturowania mają podobne ograniczenia.

Jak działa przycisk Testuj bezpłatnie przez 45 dni, czyli zaczynamy pracę z szybkafaktura.pl

Zabiera on nas do strony rejestracji użytkownika. Możemy zrobić to poprzez utworzenie konta powiązanego z wybranym e-mailem i hasłem unikalnym dla narzędzia szybkafaktura.pl, albo od razu wykorzystać posiadane przez nas konto na Google, by natychmiast przejść do aplikacji.

szybkafaktura.pl oferuje testowanie przez 45 dni. Nie jest to rekordowo długi czas testowy. Są aplikacje, które dają nawet dwa razy więcej czasu na testy, ale jednocześnie jest to wystarcząjące byśmy objęli testami cały miesiąc działalności i okres sprawozdawczy.

Okres testowy dotyczy pakietu TURBO+, czyli najbogatszej wersji narzędzia szybkafaktura.pl. Aktywowane są także dodatkowe moduły. To zaleta, ale jednocześnie trochę wada. O ile w przypadku dodatkowych modułów zorientujemy się, kiedy będą one nam potrzebne, wersja testowa nie poinformuje nas wprost, których rzeczy nie zrobimy w niższej opcji abonamentowej. Warto byłoby dodać możliwość swobodnego przełączania się użytkownika pomiędzy wariantami aplikacji, by mógł sam ocenić, który pakiet wybierze po okresie testowym.

Już na tym etapie można rozejrzeć się po aplikacji, choć aktywowanie każdej z funkcji, związanej z wprowadzaniem danych wymaga uzupełnienia danych użytkownika o NIP firmy. Trzeba pamiętać, by się nie pomylić na tym etapie, gdyż zmiana NIP czy też usunięcie konta użytkownika wymaga kontaktu z szybkafaktura.pl. Da się to zrobić w dowolnym momencie, ale na reakcję możemy liczyć przede wszystkim w godzinach pracy, czyli od poniedziałku do piątku od 8 do 17.

NIP to teoretycznie jedyna informacja jaka potrzebna jest aplikacji szybkafaktura.pl. Nazwa firmy i adres są pobierane z bazy GUS i jesteśmy gotowi do pracy. Może się okazać, że nie ma w nich imienia i nazwiska właściciela lub reprezentanta, a także numeru kontaktowego. Wtedy te dane musimy wprowadzić samodzielnie.

Warto też na początku określić w jaki sposób prowadzimy księgowość i jak rozliczamy się z urzędem skarbowym w przypadku VAT.

Pozostałe dane firmowe, w tym sposób nazewnictwa faktur, numery kont na które mają być dokonywane przelewy (nie są one automatycznie pobierane z listy kont przypisanych do naszego numeru NIP), dodamy samodzielnie później. Mogą ułatwić nam fakturowanie, przyjmowanie płatności i komunikację z kontrahentami, choć nie są obowiązkowe, by rozpocząć wystawianie faktur.

Mimo to, szybkafaktura.pl już od razu po zarejestrowaniu użytkownika na podstawie NIP proponuje nam wykonanie czynności konfiguracyjnych.

Wygodny Kokpit z opcją eksportu do Excela i PDF

Wykorzystuje on popularną dziś formę tablicy z podsumowaniem najważniejszych aktywności w postaci liczb i wykresów.

szybkafaktura.pl informuje nas na pierwszej stronie o:

• oczekiwanych wpływach,
• zapłaconych fakturach,
• planowanych wydatkach,
• zobowiązaniach wobec naszej firmy, które wciąż nie zostały uregulowane,
• naszych zobowiązaniach, tych już wymaganych jak i nadchodzących.

Podsumowanie wydatków i dochodów można szybko zapisać w postaci pliku Excela lub jako PDF z wykresem i tabelką. To funkcja, której w wielu aplikacjach trzeba się doszukiwać, tutaj mamy ją praktycznie dostępną po jednym kliknięciu w uruchomionej aplikacji.

Wystawianie faktury lub jej przyjmowanie, czyli najważniejsza funkcja w praktyce

szybkafaktura.pl wykorzystuje prosty interfejs, w którym w oddzielnych boksach, po kolei wypełniamy wszystkie niezbędne dane do faktury. To co jest nieobowiązkowe kryje się pod przyciskami Pokaż więcej. W ten sposób możemy na przykład dodać oprócz danych kontrahenta, dane odbiorcy, albo zmodyfikować sposób wyświetlania tabeli z produktami.

szybkafaktura.pl oferuje atrakcyjny wizualnie i czytelny format faktury, w którym możemy zmieniać dominujący kolor, który jest użyty do cieniowania istotnych pól w tabeli

Kolejność wprowadzania danych jest intuicyjna i szybko prowadzi nas do celu, jakim jest wystawienie faktury, lub jej wystawienie i automatyczne wysłanie na wskazany w danych kontrahenta adres.

Dane kontrahentów dostępne są w części Bazy i są oddzielne od danych konfigurujących konto użytkownika i działanie szybkafaktura.pl. W przypadku kontrahenta możemy od razu narzucić sposób księgowania związanych z nim kosztów. Fakturę wystawioną można podejrzeć, a następnie wysłać, zapisać, wzbogacić o załączniki i ostatecznie zaksięgować.

Z kolei faktury zakupowe możemy wprowadzić do szybkafaktura.pl na dwa sposoby. Najwygodniejszy to OCR, z tym że trzeba tu pamiętać, iż mamy limit tak wprowadzanych dokumentów i po jego przekroczeniu trzeba dokupić pakiet nowych. Można też zrobić to tradycyjnie i tutaj szybkafaktura.pl w przeciwieństwie do niektórych aplikacji oferujących szybkie fakturowanie, nie rzuca nam kłód pod nogi. Fakturę zakupową wprowadzamy tak jak dokument sprzedażowy, wypełniając potrzebne pola formularza.

Dwa sposoby na odzyskiwanie należności

Gdy minie czas płatności, kwota faktury w podsumowaniu dokumentów zostaje oznaczona na czerwono, a w działaniach dla tego dokumentu mamy następujące opcje: możemy fakturę finansować wykorzystując mechanizm finansowania faktur (współpraca szybkafaktura.pl z ING), który można użyć domyślnie by od razu mieć opłaconą fakturę po jej wystawieniu (bank staje się wierzycielem w przypadku danej faktury), albo zlecić odzyskanie pieniędzy (współpraca szybkafaktura.pl z Kaczmarski Inkasso).

Do wystawianej faktury można także dołączyć pieczęć prewencyjną, która poinformuje kontrahenta o konsekwencjach nieopłacenia jej w terminie.

Do czego przyda się nam moduł księgowość

szybkafaktura.pl pozwala na wyświetlanie zestawień i ewidencjonowanie dokumentów finansowych bez odwoływania się do funkcji księgowości, ale wtedy na nas spoczywa obowiązek przygotowania dokumentów, które są akceptowane przez instytucje podatkowe.

Po aktywacji modułu księgowości możemy prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów (program wystawia deklarację JPK_PKPiR), do której trafiać będą zaksięgowane dokumenty. szybkafaktura.pl nie ogranicza tu swobody prowadzenia ksiąg, dlatego zaksięgowane faktury możemy w razie potrzeby wycofać i skorygować bez tworzenia dodatkowych dokumentów księgowych.

Moduł księgowości jest tak prosty w obsłudze jak część fakturowa. Na liście faktur mamy informacje, czy są one księgowane do części dochodowej, czy VAT. Gdy klikniemy na Deklaracje i rozliczenia wyświetli się lista dokumentów, które możemy utworzyć w danym okresie rozliczeniowym, w tym JPK_V7M. Część dokumentów, jak PIT-5 nie podlega wysyłce, ale wciąż możemy je tworzyć dla uporządkowania kwestii finansowych wewnątrz firmy. Po ich utworzeniu dokumenty można wysłać bezpośrednio z poziomu aplikacji do odpowiednich instytucji z wykorzystaniem tradycyjnych technik podpisu elektronicznego.

Część dokumentów, jak JPK_FA czy JPK_MAG, które mogą być wymagane przez urzędy wygenerujemy z części fakturowej i magazynowej.

Funkcje i interfejs szybkafaktura.pl

Zestawienie dotyczy najwyższego pakietu TURBO+ i interfejsu przeglądarkowego. Menu aplikacji podzielone jest na następujące części:

• Kokpit - podsumowanie stanu finansów firmy, informacje najważniejsze z perspektywy płynności jej funkcjonowania
• Dokumenty - zestawienie dokumentów sprzedaży i zakupu, faktur cyklicznych, ewidencji pojazdu, dokumentów kasowych (gdy korzystamy z kasy fiskalnej)
• Płatności - zestawienie dokumentów z perspektywy powiązanych z nimi płatności, zestawienia VAT, podsumowanie zysku (po uwzględnieniu kosztów uzyskania i marży)
• Magazyn - funkcje obsługi magazynu, przyjmowanie i wydawanie towarów, inwentaryzacja, wystawianie dokumentów magazynowych
• Księgowość – prowadzenie dokumentacji księgowej, KPiR, środków trwałych, w tym ewidencje, przygotowywanie dokumentów podatkowych, deklaracji i płatności ZUS
• Kadry i płace – lista pracowników, rejestracja umów, listy płac, obsługa delegacji i PPK
• Bazy - lista kontrahentów i produktów
• Usługi - działania oferowane przez szybkafaktura.pl we współpracy z zewnętrznymi podmiotami, czyli windykacja należności, finansowanie faktur, wysyłka dokumentów pocztą tradycyjną

Po prawej stronie menu przez cały czas widoczne są przyciski Dodaj koszt oraz Wystaw fakturę, by najważniejsze z perspektywy użytkownika funkcje były zawsze pod ręką.

Opinia o szybkafaktura.pl

szybkafaktura.pl daje użytkownikowi to co proponuje w nazwie. Nie jest tutaj wyjątkiem, ale też stanowi wartą uwagi alternatywę dla innych narzędzi. Przedsiębiorca, który zdecyduje się na korzystanie z szybkafaktura.pl może liczyć na komfort obsługi. To właśnie ten komfort pozwala szybko osiągnąć pożądany cel i oszczędzić czas co prowadząc firmę jest bardzo ważne.

Decydując się na korzystanie z szybkafaktura.pl trzeba mieć na względzie, że choć jest to narzędzie o dużej funkcjonalności, które oferuje nawet integrację płatności w ramach banku z wystawianymi dokumentami, to wciąż nie jest to kombajn. Dlaczego? Nie ma tu na przykład integracji z narzędziem do prowadzenia sklepu internetowego.

Program powinien spełnić oczekiwania większości niewielkich przedsiębiorców. Choć w przypadku takich aplikacji trudno mówić o gustach, to jeśli podoba się wam interfejs aplikacji bankowych, tutaj możecie oczekiwać podobnego doświadczenia, tylko skoncentrowanego na kwestiach finansów danej firmy.

szybkafaktura.pl można wykorzystać jako narzędzie służące do wystawiania dokumentów związanych z zakupami i sprzedażą, a kwestię poważniejszych zastosowań pozostawić innym narzędziom, a nawet zewnętrznej instytucji księgowej, eksportując dane na bieżąco. Jest on realizowany poprzez integrację z ponad 20 klasycznymi aplikacjami do księgowości za pomocą klucza API.

Tekst powstał we współpracy z szybkafaktura.pl